Pēdējo nedēļu laikā konkurētspējas veicināšanas projekta „Soli pa Solim” ietvaros esmu pabijusi Latvijas reģionos un rūpīgi sekojusi līdzi mazo uzņēmēju interesei un jautājumiem par šo tēmu. Semināru dalībnieki bija uzņēmēji, respektīvi, ar informācijas tehnoloģijām tieši nesaistīti cilvēki, tomēr – galvenie lēmumu pieņēmēji.

Vai informācijas tehnoloģijas (IT) ir konkurētspējas instruments un atbalsts eksporta veicināšanai? Retorisks jautājums, kam retoriska atbilde ir ‘jā’ – ar piebildi, ka uzņēmējs ir gatavs ierindot informācijas tehnoloģijas tajā pašā svaru kategorijā no vadības viedokļa kā, piemēram, ražošanas tehnoloģiju.

Akadēmiski skatot konkurenci, gandrīz vienmēr tiek minēts Portera (Michael E. Porter) piecu spēku modelis, arī Portera biznesa stratēģijas pozicionēšanas arhetipi. Ļoti vienkāršoti – piecu spēku modelis liek uzņēmējam vērtēt ietekmes spēku, ko rada piegādātāji, pircēji, konkurence nozarē, jaunienācēji un aizstājējprodukti, savukārt pozicionēšanās arhetipi rosina izvēlēties vai nu zemo izmaksu vai atšķirīgo faktoru stratēģiju. Šodien teritorija ir globālais tirgus un pat, ja nedomājam par eksportu, jebkurš no spēkiem vairs nav tikai kaimiņš. Tiktāl teorija.

Praksē liekas, ka ne pārāk uzcītīgi (ja vispār) uzņēmēji izsver konkurētspēju un analizē savu pozīciju globālajā tirgū. Ja nu izdevies ziedu laikos uzcelt viesu māju, izveidot nelielu kokapstrādes cehu vai atvērt autoservisu, tad, ja tas vēl nav paveikts, ir pēdējais laiks uzņēmējiem izvērtēt Portera piecus spēkus. Tāpat būtu pašam sev jānoformulē stratēģiskā pozīcija – zemo cenu vai atšķirīgā faktora. Kopā tas dos izpratni par konkrēta biznesa specifiskām vajadzībām, spēju skaidri formulēt biznesa mērķus un noteikt, kāda loma IT būs to sasniegšanā.

Biznesa stratēģija ir uzņēmuma mugurkauls, bet konkurētspējas ‘odziņu’ ir iespējams pievienot, veicot biznesa procesus atbalstošu IT stratēģijas nodrošināšanu. Būtībā soļi vienkārši:
- balstoties uz biznesa stratēģiju, saprast, novērtēt un plānot IT un biznesa saskaņošanu;
- saprast, novērtēt un plānot programmatūras virzību;
- saprast, novērtēt un plānot tehnisko platformu;
- saprast, novērtēt un plānot organizatorisko virzību;
- dokumentēt un prezentēt IT stratēģijas plānu biznesa dalībniekiem plašākā izpratnē. Nevajadzētu aizmirst, ka šī procesa būtiska sastāvdaļa ir arī piegādātāji un pircēji. Jāpatur prātā gan, ka konkurences priekšrocību elementi tiek kopēti un pārņemti sistemātiski un tīmeklī jau esošie gandrīz nekavējoties. Tas nozīmē, ka arī IT stratēģijas plānošana ir nepārtraukts process, jo neviens veiksmīgs risinājums nebūs jūsu ‘privāts’ ilgstoši.

Galvenokārt tehnoloģiju atbalsts tiek izmantots trīs uzdevumiem: biznesa procesu optimizācijai, nododot atsevišķus procesus IT, izmaksu kontrolei un samazināšanai un lēmumu atbalstam. Piemēram, pārdošanas procesa optimizācija: pašapkalpošanās specifisku krājumu tirdzniecībā. B2B modelis profesionāli zinošam pircējam – klienta resursu iesaistīšana uzņēmuma procesos ar vērā ņemamu efektu izmaksu jomā. Rezultāts uzņēmumu visaptverošs – samazinātas izmaksas (mazāks pasūtījumu pieņēmēju skaits, automatizēta piegāžu organizācija), palielināta klientu apmierinātība (sadarbības ātrums un pieejamība, reāla laika rezervācijas, iespēja organizēt preču saņemšanu), samazināts klienta svārstības risks (elektroniski integrēts piegādes ķēdē), neierobežots tirgus (internets ir globāls), samazināti kvalitātes riski (nepastarpināta preču izvēle no ražotāju katalogiem), reāla laika informācija u.c. Risinājums tiek izmantots vietējā uzņēmumā jau gadus desmit un šobrīd apkalpo virs septiņdesmit procentiem pieprasījumu no aptuveni diviem simtiem dienā. Arī viesu nama gadījumā ar pareizu IT pielietojumu ir iespējams iesaistīt klientu pakalpojuma izvēlē, novērtēšanā un veidošanā, tādējādi ‘piesienot’ savam biznesam. Savukārt mazajam servisam būtu jāapskata iespēja kļūt par blusu zilonim (Charles Handy, The Elephant and the Flea, 2001) – automašīnu ražotājam un rezerves daļu piegādātājam - un integrēt sevi viņu biznesa procesos. Iztēles rosināšanai - pasaules pieredze rāda, ka sociālie tīkli globālajā tīmeklī (Twitter, Facebook) tiek veiksmīgi izmantoti inovāciju virzībā un jaunu produktu izstrādē.

Kā jau ierasts, ieteikums runāt ar speciālistiem un nišu konsultantiem par IT iespējām konkrēta biznesa konkurētspējas veidošanā tika uzņemts ar dziļu nopūtu. Tomēr diskusija raisījās par optimālo investīciju apjomu IT. Pasaulē šis rādītājs tiek lēsts atkarībā no tirgus stāvokļa – stabilos tirgos 4 - 6% gadā no apgrozījuma, augošos tirgos līdz 8%. Latvijā pat IT pielietojuma ziņā samērā aktīvos uzņēmumos apjoms ir ap 2%, kas faktiski rāda, ka IT potenciāls konkurētspējas nodrošināšanai ne tuvu nav apgūts.

Sadzīviski jau folklorizējies ir bēdu stāsts par vienīgo nekustamo īpašumu, krīzi un cilvēku likteņiem. Mazāk publiski ir stāsti par uzņēmumu stila automašīnām, līzingiem un to sekām. Un tā var saukt dažādas kārotas lietas vēl un vēl. Kas te kopējs un kas atšķirīgs ar Biznesa Vadības sistēmu, turpmāk ERP (Enterprise Resource planning), iegādi?

Kopējais ir lēmumu pamatojošā finanšu aplēse. Tipiski pie mums, iegādājoties jaunu preci vai pakalpojumu, izmaksas tiek vērtētas uz darījuma slēgšanas brīdi, savukārt aprēķins par saistītiem un nākotnes maksājumiem netiek veikts. Apsverot mājokļa iegādi, hipotekārā kredīta mēneša maksājumam vismaz vajadzētu pievienot īpašuma uzturēšanas izmaksas vasaras un ziemas apstākļos, ikdienas transporta un citus jaunus sadzīves izdevumus, ar hipotēku saistītus nākotnes izdevumus juristiem, ilgtermiņa procentu likmes un faktiski novērtēt arī īpašuma dzīves ilgumu un potenciālo atjaunošanas vai likvidācijas vērtību.

Šajā aspektā ne ar ko neatšķiras ERP sistēmu iegāde. Lēmumu pamatojošā finanšu aplēsē neiekļautie izmaksu posteņi arī ir tipiskākais problēmu cēlonis.

Atšķirīgais ir attieksme, kā mēs preci izvēlamies (kā) un formulējums, kas ir prece (kas). Te ievērojami labāk uzvedas nekustamo vai ‘taustāmo’ īpašumu pircēji. Izvēles metode (kā): prece vienmēr tiek apskatīta, tiek vērtēts tās funkcionālais piedāvājums un salāgots ar prasībām – mēs taču nepērkam automašīnu, kurai nav apsildāms sēdeklis, ja mūsu komforta sajūta to pieprasa. Izvēles formulējums (kas): vienmēr tiek skaidri nosaukta prece, un cena satur visas tās sastāvdaļas. Piemēram, iegādājoties māju, tiek ņemta vērā tai pieguļošā zeme, jo mājā taču ir jāiekļūst. Pērkot ERP sistēmas, ’kā’ un ‘kas’ bieži atšķiras. Izvēles metode ‘kā’: pircējs neapzina savas prasības pirms sistēmas izvēles un viņam nav skaidra biznesa ‘komforta sajūta’, kam precei būtu jāatbilst, tātad tā arī netiek vērtēta un prece netiek apskatīta. Protams, piegādātāja goda prāts prasītu klienta ‘komforta sajūtas’ vērtējumu pirms pozitīva lēmuma pieņemšanas. Jābūt gan pietiekamai pieredzei, lai atļautos pateikt, ka klientam nav taisnība, un arī vēlme saņemt pasūtījumu mudina teikt, ka visu piegādās. Izvēles formulējums ‘kas’: tipiski par preci uzskata ERP sistēmu, nevis biznesa risinājumu, kuru tā atbalstīs – mājas cena ir iekļauta rēķinā, taču, kā tajā iekļūt, nav zināms. Mierinājumam, problēma ir universāla visā pasaulē.

Runājot par ERP sistēmu izmaksām, noteikti ir jāmaina preces formulējums un jārunā vismaz par ERP risinājuma izmaksām, ja nerunājam par IT bāzētu biznesa vadības risinājumu izmaksām, kur ERP risinājums ir viena no sadaļām. Projektu budžetu risku sarakstā nepareizs preces formulējums arī ir viens no galvenajiem problēmu avotiem, kādu savā praksē esmu satapusi.

Runājot par izmaksām ilgtermiņā, tehnoloģisko risinājumu un programmproduktu ieviešanā pasaulē plaši lieto finanšu aprēķinu, kas pazīstams ar nosaukumu Total Cost of Ownership (TCO) jeb Īpašuma summārās izmaksas. TCO analīzi kā koncepciju nozarē sāka izmantot Gartner Grupa 1987. gadā. Metodes pamatā ir īpašuma summāro izmaksu novērtējums dzīves cikla laikā, apskatot gan tiešās, gan netiešās izmaksas.

ERP risinājuma ieviešanas gadījumā tiešās izmaksas ir viegli saprotamas, un to pamatā ir tehniskais nodrošinājums un programmatūras licences, abi izmaksu posteņi ir jāvērtē, arī apskatot ārpakalpojumu piedāvājumus. Šobrīd Latvijā divdomīgi manipulē ar Software as a Service (SaaS) piedāvājumu, kas, reaģējot uz ‘karsto’ pieprasījumu, dod maldinošu piedāvājumu, kurš pēc būtības ir hosting pakalpojuma kombinācija ar dempinga cenu ERP sistēmas licencei.

Problēmas tipiski sagādā netiešo izmaksu novērtējums, un tās saistās ar risinājuma ieviešanu un dzīves cikla uzturēšanu. Sistēmas uzturēšana ir visskaidrākais izmaksu postenis (vidēji 20% no licences vērtības). Katrs uzņēmums, protams, veido savu TCO netiešo izmaksu sarakstu, bet galvenās ‘aizmirstās’ pozīcijas ir: biznesa prasību definīcija, risinājuma dizains, risinājuma ieviešana un izmaiņu procesa vadība, lietotāju apmācība, risinājuma dzīves cikla uzraudzība un izmaiņu kontrole. Ieviešanas procesa aprēķinā noteikti ir jāņem vērā sistēmu migrācijas un iespējamas dīkstāves izmaksas. Šo posteņu iekļaušana risinājuma budžetā bieži vien no Latvijas uzņēmēju puses tiek uztverta kā ‘naudas izspiešana’ un valda uzskats, ka konsultants papildus vērtību nepievieno un uz šiem izdevumiem noteikti var ietaupīt. Tomēr maldīgi ir uzskatīt, ka uzņēmuma iekšējie resursi ir bezmaksas un TCO aprēķinā tos var neiekļaut. Noderīgi arī paturēt prātā, ka saskaņā ar NIST (National Institute of Standards and technology, ASV) 70%  piegādāto programmu defekti rodas projekta prasību definīcijas un dizaina etapā.

Aberdeen Group savā pētījumā par ERP sistēmu TCO vidēja izmēra uzņēmumos (35 lietotāji) “The Total Cost of ERP Ownership in Mid-Size Companies, August, 2008” netiešo izmaksu vērtējumu dod ap 1178 dolāru par lietotāju gadā, rēķinot trīs gadu periodu. Pēc manas pieredzes, Latvijā vidēji klasisku ERP risinājumu projektos, izmantojot standarta starptautiskās ERP sistēmas, papildus tehnoloģiskajai platformai jeb ‘dzelžiem’ tiek tērēts ap divdesmit tūkstošiem eiro tiešajās izmaksās (10-15 lietotāji), savukārt netiešās izmaksas sasniedz ap 50% vienkāršākam risinājumam un ap 80% sarežģītās ieviešanās no licenču vērtības summā trīs gadu laikā. Aprēķinus veicot, jāņem arī vērā, ka, izmantojot parametrizējamas sistēmas, tiešo izmaksu īpatsvars būs lielāks salīdzinājumā ar netiešajām izmaksām, savukārt programmējamām sistēmām lielāku procentu jāparedz netiešajām izmaksām.

Patīk vai nē, tomēr prakse rāda, ka uzņēmumi būtisku izmaksu samazinājumu un kontroli var panākt, pieprasot projektam izmaiņu vadības metodikas klātbūtni, kas paredzētu veiktspējas rādītāju noteikšanu biznesa prasību paketē un striktu izmaiņu vadības kontroli ieviešanas gaitā. Un šeit ir runa par profesionāla konsultanta klātbūtni. Iekļaujot TCO aprēķinā uzņēmuma iekšējo resursu izmaksas un neveiksmes riska cenu, pietiekami skaidri var redzēt konsultanta faktisko atdevi un izmaksu attaisnojumu.

Uzziņai: ERP (Enterprise Resource palnning) ir integrēta IT bāzēta sistēma, kuru izmato, lai vadītu uzņēmuma iekšējos un ārējos resursus, ieskaitot pamatlīdzekļus, finanšu aktīvus, materiālus un cilvēkresursus. Tā ir programmatūras arhitektūra, kuras mērķis ir sekmēt informācijas plūsmas starp visām biznesa funkcijām uzņēmuma iekšpusē un vadīt saskari ar ārējiem tirgus dalībniekiem. ERP sistēmas konsolidē visas biznesa operācijas vienotā visu uzņēmumu aptverošā vidē.