Papildu mākoņošanai otrs šīs vasaras buzz-vārdiņš biznesā ir laba prakse, īsāk varētu lietot LP. Ko ar to pie mums saprot un kur to izmanto, nopietnāk ieklausos kopš pavasara, kad privātā sarunā par to, kas būtu jāņem vērā un kā pareizi finanšu izpratnē vērtēt no tehnoloģiju viedokļa atšķirīgus piedāvājumus biznesa vadības sistēmu jomā, īpaši Hostingu un SaaS, sastapos ar piedāvājumu ieviest nozares labas prakses ERP risinājumu konkrētam uzņēmumam. Vēlāk esmu dzirdējusi to atkal, citā nozarē, visos gadījumos gan kontekstā ar vienu ERP ražotāju. Varētu teikt, ka tā ir vienkārši jauna, atšķirīga marketinga stratēģija, tomēr labas prakses (Best Practices, līdzīga metode ir Benchmarking) pētniecība un ieviešana nebūt nav atstājama bez ievērības.

Kas tad ir laba prakse? Vispārpieņemta definīcija saka: metode vai darbība noteiktos apstākļos, kura plašā cilvēku lokā tiek uzskatīta par visefektīvāko (vismazākais resursu ieguldījums) zināma (vislabākā) rezultāta sasniegšanai. Manuprāt, katra atkārtota darbība krāj zināšanas labas prakses formulai konkrētā nišā, un tās lietojums ir neierobežots tiktāl, cik to ir iespējams nodot un saņemt. Šeit lielu lomu spēlē internets, kas informācijas nodošanas un saņemšanas iespējas ir būtiski mainījis.

Konsultanti ir pieraduši runāt par labu praksi projektu vadībā, prasību un izmaiņu vadībā, apmācībā, risku vadībā. Ikdienā laba prakse tiek izmantota visos biznesa veidos – ražošanā, pārdošanā un ļoti plaši programmatūras izstrādē. Patērētājam klasisks LP iegūšanas veids ir patstāvīga informācijas meklēšana vai konsultantu piesaiste, un rezultāts ir šabloni un metodikas dažādu biznesa procesu dokumentācijai un realizācijai. Tiktāl labi - LP ieviešana virza uz standartizāciju un veicina procesu optimizāciju, tomēr konkurences priekšrocības rada atšķirīgais.

Kur tad ir klupšanas akmens? Pirmkārt, aizmirst LP definīcijas divus vārdus: noteiktos apstākļos. Ja apstākļi ir tikai līdzīgi, pat ļoti līdzīgi, LP ir nepieciešams pārveidot vai pielāgot. Otrkārt, pajautāt, par kāda procesa vai darbības labu praksi ir runa, respektīvi, kāds ir mērķis.

Šobrīd pie mums diezgan strauji veidojas viedoklis, ka ir ERP piegādātāji, kas ieviesīs LP konkrētā uzņēmumā. Uz jautājumu, vai uzņēmums ir sagatavojis savu biznesa prasību aprakstu, novērtējis piedāvātās sistēmas atbilstību tām un ieguvis reālu priekšstatu par piedāvātās LP pielāgojuma apjomu un izmaksām, atbilde ir mulsinoša - nē, tas neesot nepieciešams, jo uzņēmums pilnībā ieviesīs nozares labas prakses risinājumu. Sapratu, ka vārdu sakopojums ‘laba prakse’ tiek lietots bez paplašinājuma un ir kļuvis tik vispārīgs, ka ikviens ar to saprot, ko vēlas. Patērētājs ir pārliecināts, ka runa ir par labu praksi pamata biznesa procesiem, kuriem pielāgos uzņēmuma darbību, bet sistēmas piegādātājs ar labas prakses risinājumu nozarei domā paketi, kas satur visu nepieciešamo uzņēmumu aptveroša ERP risinājuma ieviešanai, ieskaitot ERP sistēmā nokonfigurētu nozares šablonu un resursus (konsultantus) specifisku funkciju pielāgošanai uzņēmuma procesiem*.

Programmatūras ražotāju aprindās labas prakses metodes tiek plaši lietotas gan izstrādes procesos – kodēšanā, testēšanā –, gan sistēmu ieviešanā un dzīves cikla vadībā. Savukārt, produkta izpratnē ERP jomā tiek projektētas tā saucamās ‘vertikāles’, piemēram, medikamentu nozarei, automobiļu tirgum, pārtikas nozarei, metālapstrādei. Tiek pētīta nozaru specifika, speciāli izstrādāta funkcionalitāte un pielāgota ieviešanas metodika. To dara visi lielie ERP izstrādātāji, atšķiras tikai pakošanas veids – jauna sistēmas modifikācija vai viena, parametrizējama, sistēma– un mārketinga metode. Ja papēta piedāvājumus, termins laba prakse ir atrodams visu lielo ERP piegādātāju leksikā (Epicor, Infor, Lawson, Microsoft, Oracle, SAP), atšķiras tikai akcenti. Ja Epicor nozarei, piemēram, farmācija vai ķīmija, specifisku funkcionālo nodrošinājumu sauc par vertikāli**, tad SAP to sauc par labu praksi.

No patērētāja redzes punkta svarīgs ir funkcionālais piedāvājums un zināšanas. Svarīgi, lai izstrādātājs zinātu nozares labas prakses metodes un iebūvētu ERP funkcionalitāti, kas atbalsta tās specifiskās prasības. Sistēmas izvēles procesā šeit vienīgā palīdzība ir lietotāju skaits un atsauces. Nepieciešams izpētīt labu praksi programmatūras izvēlei, kas dos vadlīnijas un pieeju atlases procesam.

Liela vērība ir jāvelta sadaļai ‘zināšanas’. Ja salīdzinoši viegli ir pārliecināties par ERP izstrādātāja zināšanām specifiskā nozarē, tad noteikti grūtāk ir novērtēt piegādātāja jeb izstrādātāja pārstāvja zināšanas labas prakses jeb vertikāles risinājuma pielāgošanai konkrētam uzņēmumam konkrētā biznesa vidē. Piemēram, ja cukura ražošanas nozarē labas prakses risinājuma ‘mītnes zeme’ ir Dānija, tas nenozīmē, ka risinājums ir vienkārši kopējams uzņēmumam Latvijā. Veiksmi var nodrošināt tikai zināšanas ERP kā rīka (sauc to par labu praksi vai vertikāli) pielāgošanai biznesa noteikumiem Latvijā un konkrētā uzņēmuma atšķirīgajām prasībām jeb noteiktiem apstākļiem.

Tikpat uzmanīgam ir jābūt ar buzz-vārdiņa lietojumu, un tam noteikti ir jāsatur mērķis, respektīvi, kāda procesa/darbības LP tiek apskatīta. Piemēram, ja patērētājs ir domājis LP risinājumu konkrētā biznesa nozarē, informācija ir atrodama nozaru medijos,  piemēram, praktiska tehniskā informācija par LP, kā palikt konkurētspējīgam ķīmijas rūpniecībā būs “Chemical Processing Magazine” (chemicalprocessing.com), savukārt cukura rūpniecībai raksturīgo LP varam meklēt http://www.spriinc.org, piena rūpniecībai - http//:www.milkproduction.com un līdzīgi.
 
Ticība, ka atnāks gudrais, ieviesīs labas prakses ERP risinājumu un uzņēmums būs sasniedzis mūžīgu veiksmi, ir jāaizstāj ar sistemātisku LP pētniecību, kritisku izvērtēšanu un izvēles adaptāciju. Labas prakses metožu piedāvājums ir milzīgs, tomēr konkrētā brīdī mēs varam sekot tikai vienai. Lēmums ir biznesa kritisks un ar lielu finansiālu svaru. Prātā jāpatur, ka bīstams var izrādīties labas prakses ieviešanas laiks – LP nav pabeigta instrukcija ilgākam laikam, tā nemitīgi attīstās un, pat ātri ieviesta, tā prasa nemitīgu uzraudzību.

______________________________

* Piemēram varat ieskatīties: http://www.obtechglobal.com/downloads/SAP_Best_Practices_for_Chemicals.pdf
** http://www.epicor.com/Industries/Distribution/Pages/PharmaceuticalChemical.aspx
 citas saites:  http://www.foodprocessing-technology.com/contractors/it_solutions/lawson/
 

Jaukā ‘Floridas’ vasara tomēr nav gluži iemidzinājusi biznesa rosību, arī uzņēmumu interesi izvērtēt informācijas tehnoloģiju iespējas savās darbībās nē, tai skaitā, biznesa vadības sistēmu (ERP) modernizāciju. Pēdējā mēneša laikā esmu runājusi ar trim vietējiem vidējā biznesa uzņēmumiem - diviem ražotājiem un vairumtirgotāju. Šī rosība ir krīzes labais efekts un liecina, ka pieprasījuma puse atdzīvojas un revidē savu portfeli. Piedāvājums arī ‘neguļ’. Interesantas lietas atradu divas – Andas Asares piedāvājumu  par nākotnes Latvijas Skype („Dienas Biznesa” 28. jūnija raksts “Saprecina grāmatvedību ar internetu”) un piedāvājumu ieviest nozares Labas prakses ERP risinājumu konkrētam uzņēmumam, kas sevī ietver gan programmatūru, gan hostingu un “know-how”. Labas prakses risinājuma pozicionēšanu kā pamata pārdošanas stratēģiju jau kādu laiciņu piemēro lielie ERP piegādātāji - gan SAP, gan Oracle.

Abas tēmas neapšaubāmi ir diskusijas vērtas, tomēr šajā rakstā  par ‘precībām ar internetu’ - Latvijas Skype izklausās sensacionālāk.

Raksts liek saprast, ka runa ir par Programmatūra –kā –Pakalpojums jeb SaaS (Software as a Service) risinājumu finanšu uzskaites jomā. Vispār vilinoši – lieto, kad gribi, ne par ko nav jāuztraucas - datu ievads, drošība, šķietami arī zemas izmaksas. Domāju, tas nav Skype, jo Skype ar savu veiksmes stāstu jau ir kļuvis par īpašvārdu, ar kuru apzīmējam jaunu globālu pakalpojumu, bet šajā gadījumā risinājums nav nekāds jaunums. Ja runājam par iespēju strādāt attālināti ar centralizētu biznesa vadības sistēmu, tad tas jau ir standarts klasiskām ERP sistēmām gadu garumā.

Lai nu paliek Skype, bet raksts vedināja pārdomāt, ko tad uzņēmumam nozīmē attālināta pakalpojuma izmantošana. Analītiķu komentāros jau vismaz sezonu aktuāla tēma ir SaaS, Cloud Computing jeb mākoņošana, ko vienkāršoti var skaidrot kā skaitļošanas veidu, kurā funkcionālie resursi tiek nodrošināti kā interneta pakalpojums, un ERP nākotne šajā kontekstā.

Biznesa skatījumā lēmuma pieņemšana ERP jomā ir kļuvusi daudz komplicētāka kā, piemēram, pirms trim gadiem. Kā ierasts, jāvērtē summārais priekšrocību/trūkumu rādītājs trīs sadaļās: sistēmas funkcionālais nodrošinājums + tehnoloģiskais risinājums (piegādes metode) + kopējās īpašuma izmaksas ilgtermiņā. Minētie rādītāji ir klasiski un nav mainījušies, bet ir paplašinājies tehnoloģiskais piedāvājums, kam seko gan atšķirīga izmaksu struktūra, gan jauni vērtēšanas aspekti . Turklāt vērtējums jāveic ne tikai pret citu ERP sistēmu, bet arī visiem iespējamajiem tehnoloģiskajiem risinājumiem katrai sistēmai.

Neiedziļinoties SaaS un mākoņošanas tehnoloģijās, teiktu, ka biznesam tiek piedāvāti trīs pamata scenāriji:
 - uzņēmumam piederoša risinājuma (t.sk. licences) fiziskais novietojums uzņēmuma iekšējā tīklā;
 - uzņēmumam piederoša risinājuma novietojums trešās puses tehniskajos resursos, piemēram, serveru resursi, kas ir pieejami izmantojot internetu (hostings);
- Programma –kā –Pakalpojums (SaaS).
Skaidrībai – SaaS no hostinga atšķiras ne tikai ar sistēmas arhitektūru un tehnoloģisko izpildījumu, bet arī ar risinājuma, ieskaitot licences, nomu un izmantošanas un norēķina principu.

Pieeja vērtējumam faktiski vienkārša – izstrādāt visu scenāriju kombinācijas un interpretēt rezultātu finanšu un riska izpratnē. Tātad, ja esam atraduši dažas ERP sistēmas, kuru funkcionalitāte atbilst biznesa pieprasījumam, turpinām novērtēt katrai visas iespējamās piegādes tehnoloģijas, par katru sastādām Īpašuma Summāro Izmaksu (TCO) ilgtermiņa* tāmi un salīdzinām tās. Diemžēl prakse liecina, ka lēmumi tiek pieņemti nevis balstoties uz TCO, bet salīdzinot atsevišķas, pēc nosaukuma vienādas, tomēr katram scenārijam atšķirīgas pozīcijas, piemēram, licences cenas. Šī pozīcija nav atsevišķi salīdzināma, ja viens no piegādātājiem piedāvā arī hostinga pakalpojumu, jo šādā gadījumā, iespējams, tiek piemērotas atlaides licencēm.

Mani novērojumi rāda, ka, jo lielākā mērā risinājums balstās uz nomu, jo uzņēmējiem grūtāka un nesaprotamāka kļūst īpašuma summāro izmaksu un risku noteikšana. Kā interpretēt privāta biznesa procesa ieviešanas prasības risku nākotnē? Kā interpretēt izmaiņu cenu, piemēram, tehnoloģiskā risinājuma maiņu? Jautājumu ir ļoti daudz, tomēr padoms tikai viens – lasiet līgumu un pārliecinieties, ka piegādātājs spēj to nodrošināt, kā arī lūdziet iekļaut līgumā potenciāla riska noteikumus.

Divas biežāk pieļautās kļūdas hostinga scenārija aprēķinā ir TCO neiekļaut dažādus tiešus vai saistītus līgumsodus, kas paredzēti, ja atsakās no pakalpojuma pirms līguma termiņa, un nepārliecināties, vai licences cena nav komplektā ar papildus noteikumiem, vai šī licence un jūsu dati var tikt pārvietoti un cik tas maksās.

Līguma jautājums noteikti ir arī datu drošība. Jau pieminētajā rakstā skaidro, ka tiešsaistes serviss ir nesalīdzināmi drošāks nekā ‘programma kastē’, jo, citēju, – “ofisā signalizāciju ieslēdz uz nakti … bet mūsu gadījumā dati neglabājas pie mums, bet gan vienā no lielākajiem Latvijas datu centriem, kam ir diennakts apsardze”. Tas varētu būt labs ‘aitišņiku’ rīta joks, bet šeit biedē plašai publikai dotais priekšstats par datu drošību. Biznesa datu, it īpaši personas datu, aizsardzības pārkāpumi var uzņēmumam pārvērsties biznesa zaudējumos un neprognozējamās izmaksās, tādēļ rūpīgi ir jāizvērtē ne tikai savu datu biznesa vērtība un piekļuves organizācija, bet arī piedāvātā risinājuma atbilstība datu aizsardzības regulām, piemēram, Eiropas Savienības Datu aizsardzības direktīvai vai ASV SOX (federālais likums, kas nosaka datu precizitātes un uzticamības standartus publiskām kompānijām).

Runājot par SaaS, jāatceras, ka būtisks uzņēmuma konkurētspējas avots ir biznesa procesu optimizācija un atšķirība no konkurenta, tāpēc ir skaidri jāzina vai, kā un par cik piegādātājs var nodrošināt uzņēmuma ‘privāta’ biznesa procesa ieviešanu. Vai tam ir nepieciešami programmētāji, vai arī lietotājam ir pieejami rīki, ar kuriem ātri un viegli iespējams mainīt standarta procesus.

Sarakstu varētu turpināt, un dažādiem uzņēmumiem tas būs atšķirīgs, bet katra no identificētā riska pozīcijām ir jāiekļauj TCO rādītāju sarakstā un iespējami reāli jānovērtē finanšu izpratnē. 

Pasaules vadošā informāciju tehnoloģiju izpētes kompānija Gartner akcentē vairākus jautājumus, kuros lietotājam jāgūst pārliecība, ka piegādātājs spēj tos nodrošināt: - priviliģēta lietotāju pieeja, atbilstība likumdošanai, datu atrašanās vieta, datu nodalīšana, atjaunošanas spēja, pētniecisks atbalsts un ilgtermiņa dzīvotspēja.

Nobeigumā, apsverot ārpakalpojuma iespējas, mākoņošana nebūtu jāuztver kā aizstājējs esošajai, tradicionāli pārvaldītajai, IT infrastruktūrai, bet gan kā nopietni izvērtējama iespēja  biznesa mērķu sasniegšanai. Jebkura līmeņa ārpakalpojuma piegādātāja izvēle ir biznesa kritiska, un tai ir būtiska ietekme uz uzņēmuma procesiem. Plašais tehnoloģiju piedāvājums vienkārši piespiež uzņēmuma vadību nopietnāk raudzīties uz IT investīciju lēmumiem un fokusēties uz ilgtermiņa TCO skrupulozu aprēķinu un vērtējumu pret solīto peļņas pieaugumu.

——————————-
 * labs periods varētu būt pieci gadi, ja piekrītam, ka lielas IT investīcijas dod būtisku atdevi piecos līdz septiņos gados. [Adam Saunders, Erik Brynjolfsson “Wired for Innovation: How Information Technology is Reshaping the Economy”, MIT Press, 2009]

** ieskatam - SaaS risinājuma izmēģinājuma versiju darbaspēka plānošanai piedāvā Quinyx FlexForce saitē http://www.ucmsgroup.eu/#sub=1;cat=1 .