Turpinot aizsākto tēmu par signāliem, kas liecina, ka izvēlētā ERP sistēma nevis veicina biznesa attīstību, bet tieši pretēji – to kavē, apkopoju, manuprāt, 10 svarīgākos signālus, kas liecina, ka ERP sistēmas neesamība var nogalināt biznesu.
Pirms pievēršos tēmas turpinājumam, vēlos akcentēt kādu no komentāros izskanējušajiem viedokļiem, respektīvi, uzņēmuma vadītājam nav jāzina, kas ir ERP, tikai jāprasa (kam?), lai viss darbojas, kā pieklājas. Pat, ja radies IT nodaļā, apgalvojums, manuprāt, tomēr dīvains, vēl vairāk – bīstams uzņēmuma izaugsmei. Informācijas tehnoloģiju laikmetā ir kritiski svarīgi zināt galvenās IT disciplīnas, ar ko tās nodarbojas un ko tās var dot biznesam. Uzņēmuma vadītājs jau tādēļ ir uzņēmuma vadītājs, ka viņš ir pietiekami erudīts un zinošs, lai spētu lemt par biznesam svarīgām lietām. Neviens taču nešaubās, ka viņš zina, ka gadījumā, ja nevaram saprātīgā laikā aiznest preces no Rīgas uz Siguldu, ir jāiegādājas automašīna. Tieši tāpat ir jāzina, ka biznesa datus vienu pie otra ‘aiznest’ jeb integrēt var ERP sistēma, to ražotāji ir atrodami tieši pēc šīs atslēgas, un tās iegāde ir vadības, nevis IT nodaļas lēmums.
10 signāli jeb „Esi vērīgs!”
Kaut arī nenoliedzami svarīgi, tīri tehniski jautājumi nav apskatīti, arī sistēmas piegādes veids (noma, licence īpašumā) šajā kontekstā nav būtisks. Un signāli ir noteikti vairāk kā desmit, tie var atšķirties dažādās nozarēs, bet tos noteikti var skatīt trīs lielās grupās: stratēģijas, veiktspējas un lēmumu, un drošības signāli. Uzskaitījums ir kārtots tieši šādā secībā, un numerācija nav tieši proporcionāla signāla svarīgumam.
IT atbalsts biznesa stratēģijas īstenošanai ir visskaidrāk redzamā vieta, kur esošā vai neesoša ERP sistēma var izslēgt uzņēmumu no dalības spēlē vai, tieši pretēji, ievērojami izvirzīt priekšgalā.
1. Jūs nevar sazināties ar partneriem –klientiem un piegādātājiem – veidā un formātā, kādu tie pieprasa jeb „nespēja iekļauties piegādes ķēdē”.
Mazam uzņēmumam viens no darbības modeļiem ir „ziloņa – blusas” modelis (plašāk The Elephant and the Flea / Charles Handy, 2001, tulkojums latviešu valodā “Zilonis un blusa”/ Čārlzs Hendijs 2002), cenšoties kļūt par nenopurināmu blusu izvēlētajam zilonim. Šajā modelī vienmēr jāraugās, lai zilonis ir laimīgs mūs nēsāt, jo viņa vara mūsu uzņēmuma pastāvēšanā ir ļoti liela. Papildus produkta izcilībai tehnoloģiju laikmetā lielu daļu laimes rada reakcijas ātrums un komunikācijas ērtība un vieglums, kas pārsvarā šodien ir nepārtraukta elektroniska datu apmaiņa starp iesaistītajām pusēm. Piemēram, savstarpēju pasūtījumu un piegāžu datu automātiska atjaunināšana visās saistītajās sistēmās.
2. Jūs nevarat uzstādīt standartu datu apstrādes prasībām (veidā, ātrumā un formātā) tirgus dalībniekiem, tai skaitā konkurentiem.
Ja uzņēmums par savu stratēģisko mērķi ir izvirzījis būt par līderi konkrētā nišā vai industrijā, pozīcijas noturēšanai svarīgi var izrādīties spēja izveidot labas prakses paraugu jeb standartu kā ieejas barjeru saviem konkurentiem. Piemēram, reakcijas laiks klienta pieprasījumam, pašapkalpošanās iespēja klientiem, kuri vēlas pasūtījumus veikt elektroniski un tamlīdzīgi.
3. Faktiskais finanšu rezultāts laika periodā neatbilst plānotajam vai pat ir negatīvs.
Pārsvarā tas ir saistīts ar nespēju pareizi noteikt pārdošanas cenas. Cenošanas spēja sevišķi svarīga ir, ja izvēlaties zemas cenas stratēģiju, kas, ņemot vērā maza uzņēmuma priekšrocību straujāk reaģēt uz tirgus izmaiņām, var būt interesanta. Bet iespēja veiksmīgi operēt zemas cenas nišā ir pilnībā atkarīga no spējas precīzi prognozēt faktiskās izmaksas. Ražošanas uzņēmumam prognozes novirze no fakta kļūst par ražošanas izmaksām, savukārt tirdzniecībā bīstams blakus efekts ir preču aizturēšana pārdošanai, kamēr nav saņemti visi ar to iegādi saistītie rēķini.
4. Darbiniekiem pienākumu izpildei nepieciešamie dati nav pieejami, atrodoties ārpus biroja.
Tas nozīmē, ka jūs sabiedrībā adaptētās tehnoloģijas neizmantojat nedz vadības darba efektivitātes palielināšanai (darba diena nebeidzas, izejot no biroja jeb dodoties komandējumā), nedz kā platformu stratēģisku mērķu sasniegšanai, piemēram, darba spēka mobilitāte, kas ir būtiska mašīnu un iekārtu servisā.
5. Jūs nevarat veikt konkrētu biznesa darbību konkrētā laikā, ja konkrēts darbinieks neatrodas uz vietas.
Jums uzņēmumā ir ierobežots darbinieku loks, kuri orientējas gan konkrētas informācijas apstrādes un glabāšanas procedūrā, gan datu atrašanās vietā. Partneri nav gatavi gaidīt, un atsevišķi klienti jau ir atteikušies no jūsu precēm un pakalpojumiem, jo nav saņēmuši precīzu informāciju par precēm, izmaksām un piegādes termiņiem sev vēlamā brīdī.
6. Jūsu izmantotā programmatūra nevar integrēt kritiski svarīgus biznesa datus.
Savstarpēji loģiski saistīti dati atrodas ‘ieslēgti’ katrs savā tabulā vai atšķirīgā datu bāzē, tiem nevar vienlaicīgi piekļūt un tos nevar viegli kopīgi analizēt lēmumu pieņemšanai. Piemēram, pircēju pasūtījumi un krājumu dati, ražošanas pašizmaksas aprēķins un darbaspēka izmaksu uzskaite. Rezultātā rodas vairākas taisnības versijas, un informācija nav pieejama arī ikdienas darbību automātiskai kontrolei, piemēram, klienta kredīta statusa pārbaude pirms preču atkraušanas vai atlaižu piešķiršanas apjoms un noteikumi.
7. Finanšu uzskaite jeb grāmatvedība tiek veikta atrauti no reālajām biznesa darbībām un nesatur reāla laika datus.
Šādā situācijā praktiski neeksistē sistēmiskas darījumu uzskaites kontroles funkcijas, kas būtiski palielina kļūdu risku un uzskaites datu neatbilstību faktiskajām darbībām. Uzraugošo institūciju pārbaudes uzrāda kļūdas, un jums tiek veikti uzrēķini. Papildus tam nepieciešamais datu apstrādes darba apjoms dubultojas, un finanšu dati nevar tikt izmantoti lēmumu pieņemšanā nedz pieejamības ziņā laika izpratnē, nedz kvalitātes ziņā. Rezultātā uzņēmums nevar pateikt faktiskās ražošanas, preču vai pakalpojumu izmaksas konkrētā brīdī, un pirms gada bilances noslēgšanas tam nav priekšstata par perioda rezultātu.
8. Datu pieejamība, aizsardzība un drošība netiek kontrolēta. Ja darbinieks pamet uzņēmumu, jūs nevarat atgūt un pārņemt datus, ar kuriem viņš strādājis.
Visticamāk, uzņēmumā vispār nav definēts, kādi dati tiek uzglabāti, kuri no tiem ir biznesa kritiski un aizsargājami, kuri tiek izmantoti vadības lēmumu pieņemšanai, uz kuriem datiem ir jābalstās pārdevēju, ražotāju un iepircēju ikdienas darbam. Runa ir gan par klientu datiem, gan ražošanas, piegādātāju un darbinieku datiem. Arī par personas datu aizsardzības normu ievērošanu, kuru pārkāpuma gadījumā iestājas juridiska atbildība. Informācijas drošības jautājumos bieži valda neizmērojama vieglprātība, un informācija netiek vērtēta kā uzņēmuma aktīvs.
9. Jums nav iespējams realizēt viennozīmīgu datu atjaunošanu tehnisku problēmu izraisītu datu zaudējuma gadījumā.
Jums nav priekšstata, cik daudz datus jūs zaudēsiet, kā jūs to spēsiet konstatēt un vai atgūtā datu versija būs savstarpēji atbilstīga visās datu glabātavās.
10. Jums nav rīcības plāns situācijai, kad lietotā programmatūra būs tehnoloģiski novecojusi un vairs nebūs savietojama ar jaunu datoru, serveri vai jebkuru citu iekārtu.
Tas nozīmē, ka jums nav lietotās programmatūras uzturēšanas pakalpojuma līgums jeb, precīzāk, resursu pieejamības apdrošināšana.
Trīs pēdējos signālus faktiski var apkopot vienā – “manu biznesa datu apstrādi pieskata draugu ieteikts ‘spečuks’, kuram es maksāju reizēm un maz, kurš uzprogrammē kādu jauku programmiņu, ar kuru man nav noslēgts līgums un kurš nenes jebkādu atbildību”.